home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / pc_pay91.arc / PC-PAY91.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-03-08  |  83KB  |  1,898 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5. PPPPPP    CCCCC     PPPPPP    AAAA   YY    YY  RRRRRR    OOOOO   LL     LL
  6. PP   PP  CC   CC    PP   PP  AA  AA   YY  YY   RR   RR  OO   OO  LL     LL
  7. PP   PP  CC         PP   PP AA    AA   YYYY    RR   RR  OO   OO  LL     LL
  8. PP   PP  CC         PP   PP AA    AA   YYYY    RR   RR  OO   OO  LL     LL
  9. PPPPPP   CC    #### PPPPPP  AAAAAAAA    YY     RRRRRR   OO   OO  LL     LL
  10. PP       CC         PP      AA    AA    YY     RR  RR   OO   OO  LL     LL
  11. PP       CC   CC    PP      AA    AA    YY     RR   RR  OO   OO  LL     LL
  12. PP       CC   CC    PP      AA    AA    YY     RR   RR  OO   OO  LL     LL
  13. PP        CCCCC     PP      AA    AA    YY     RR   RR   OOOOO   LLLLLL LLLLLL
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                            Peninsula Software, Inc.
  18.                                 P. O. Box 2010
  19.                          Newport News, VA  23609-0010
  20.  
  21.  
  22.                   Credit Card Orders only: 1-800-432-5532
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.                              SHAREWARE CONCEPT
  28.  
  29. Shareware is distributed directly to users who try the program for free to
  30. take a test drive, look under the hood, kich the tires, and pass it along
  31. to others.  Shareware is a distribution method, not a type of software.
  32. Users who like the software and continue using it are required to pay a fee
  33. directly to the author.
  34.  
  35. PC-PAYROLL is distributed as Shareware.  Distribution in this manner is not
  36. intended to provide "FREE" updates to users.  The authors of PC-PAYROLL
  37. expect a reasonable return on the time required to develop, maintain, and
  38. support this payroll system.  Therefore, it is expected that all users
  39. subscribe to PC-PAYROLL so support may be provided for all at a reasonable
  40. price.
  41.  
  42. By accepting this copy of PC-PAYROLL, you are bound by the Shareware
  43. Concept and the License Agreement found below.  The programs on this disk
  44. may not be used with other programs or applications.
  45.  
  46.                              LICENSE AGREEMENT
  47.  
  48. PC-PAYROLL was written by Peninsula Software, Inc. and is protected under the
  49. United States copyright laws.  You must treat PC-PAYROLL like any other
  50. copyrighted material. You can, however, make copies for back up or archival
  51. purposes and transfer the program to hard disks. You cannot publish this
  52. PC-PAYROLL manual.
  53.  
  54.                                  WARRANTY
  55.  
  56. Peninsula Software, Inc. warrants that all federal and state tax withholding
  57. formulas included in this software are current as of the distribution date.  An
  58. updated program disk will be furnished to active subscribers on notification of
  59. any changes or updates from either the state, IRS or the subscriber.  Peninsula
  60. Software, Inc. will poll the states periodically, based on historical changes,
  61. to determine if any new changes to the tax formulas are required.
  62.  
  63. Peninsula Software, Inc. makes no warranty concerning the function or fitness
  64. of any program and/or subroutines reproduced on the disk and shall have no
  65. liability or responsibility to any recipient with respect to liability, loss or
  66. damage caused -- directly or indirectly -- by the use of the disk and the
  67. programs and/or subroutines, including but not limited to, any loss of business
  68. or other incidental or consequential damages.
  69.  
  70. IBM is a registered trademark of International Business Machines Corporation.
  71.  
  72.                                   - page i -
  73.  
  74.                             Table of Contents
  75.  
  76. 1 INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  77.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  78.        SUBSCRIPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  79.        GENERAL INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  80.  
  81. 2 GETTING STARTED. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  82.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  83.        USING THE MANUAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  84.        CONVENTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  85.        INSTALLATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  86.  
  87. 3 SETUP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  88.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  89.        ADDING A COMPANY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  90.        DELETING A COMPANY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  91.        COMPANY INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  92.        TAX RATES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  93.              FICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  94.              State Disability Insurance. . . . . . . . . . . . . . .   8
  95.              Unemployment Tax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  96.              Overtime Rate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  97.              Minimum Wage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  98.        OPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  99.              Default Payroll Frequency . . . . . . . . . . . . . . .   8
  100.              Tax Computation State . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  101.              Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  102.              Printer Format. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  103.              Printer Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  104.              Line Printer Port . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  105.              Password Protection . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  106.              Changing Data Drives. . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  107.              401(K) Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  108.              Negative Net Pay. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  109.              Rounding Taxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  110.        USER INCOME/DEDUCTIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  111.              Standard Deductions . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  112.              Variable Deductions . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  113.              User Defined Income . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  114.  
  115. 4 MAIN MENU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  116.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  117.        MENU SELECTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  118.              Date for Report Header. . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  119.              Exiting the Program . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  120.  
  121.                                   - page ii -
  122.  
  123. 5 EMPLOYEE INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  124.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  125.        UPDATE EMPLOYEE MENU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  126.              Employee Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  127.                     Select Employee. . . . . . . . . . . . . . . . .  14
  128.                     Initial Entries. . . . . . . . . . . . . . . . .  14
  129.                     Additional Tax Information . . . . . . . . . . .  15
  130.  
  131. 6 PERIOD PROCEDURES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  132.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  133.        COMPUTE PAYROLL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  134.              Process Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  135.              Modify Payroll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  136.                     Wages/Salary . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  137.                     Taxes/Deductions/Advances. . . . . . . . . . . .  21
  138.                     Summary Information. . . . . . . . . . . . . . .  21
  139.                     Other Information. . . . . . . . . . . . . . . .  21
  140.              Delete Payroll File . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  141.              After-the-Fact Payrolls . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  142.  
  143. 7 THE PAYCHECK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  144.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  145.        SELECT A FORMAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  146.        PRINTING CHECKS OR CHECK STUBS. . . . . . . . . . . . . . . .  24
  147.  
  148. 8 REPORTING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  149.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  150.        REPORTS MENU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  151.        PERIOD REPORTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  152.              Dates - Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  153.              Totals by Pay Period. . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  154.              Pay Period Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  155.              List Employees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  156.              Check Register. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  157.              All Payroll Records . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  158.        TAX REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  159.              Quarterly Return. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  160.              Wage and Tax Statement. . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  161.              Employer Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  162.              FUTA Annual Return. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  163.              State Quarterly Return. . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  164.        SUMMARY REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  165.              Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  166.              Hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  167.              Deduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  168.              Tax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  169.              Miscellaneous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  170.              Consolidated. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  171.              Employee Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  172.  
  173.                                  - page iii -
  174.  
  175.        MANAGEMENT REPORTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  176.              Address List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  177.              Birthday Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  178.              Education Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  179.              Former Employees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  180.              Hire Date Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  181.              Raise Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  182.              Telephone List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  183.  
  184. 9 RECORDING TAX DEPOSITS. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  185.        OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  186.        UPDATE TAX DEPOSITS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  187.        DEPOSIT INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  188.        DEPOSIT REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  189.  
  190. APPENDIX   A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  191.        SPECIAL STATE INSTRUCTIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  192.              Alabama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  193.              Arizona . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  194.              California. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  195.              Georgia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  196.              Illinois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  197.              Maryland. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  198.              Mississippi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  199.              Missouri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  200.              New York City . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  201.              Oregon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  202.              Washington. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  203.  
  204. APPENDIX   B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  205.        USING EDITING SCREENS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  206.              Moving Around the Screen. . . . . . . . . . . . . . . .  35
  207.              Editing Your Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  208.  
  209. APPENDIX   C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  210.        CUSTOMER SUPPORT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  211.        PRODUCT IMPROVEMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  38
  212.        CHECK FORMATS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  38
  213.  
  214. APPENDIX   D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  215.        ERROR CODES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  216.  
  217.                                   - page 1 -
  218.  
  219.                                                           INTRODUCTION  1
  220.  
  221. OVERVIEW
  222.  
  223. PC-PAYROLL, an automated payroll system, is most effective when used with a
  224. payroll of 100 employees or less. The program handles a weekly payroll of over
  225. 200 employees on a hard drive or up to 10 full-time employees and one year of
  226. payroll data on one floppy disk.
  227.  
  228. PC-PAYROLL provides:
  229.  
  230. *      Regular and overtime wages, salary, tips, piece rate and two user
  231.        defined incomes.  These can be combined or used separately.
  232.  
  233. *      Automatic federal and state tax computations from internal tax tables.
  234.  
  235. *      Automatic local and social security tax, federal and state unemployment
  236.        and State Disability Insurance (SDI) computations.
  237.  
  238. *      Daily/miscellaneous, weekly, bi-weekly, semi-monthly, monthly,
  239.        quarterly, semi-annual and annual payroll frequencies.
  240.  
  241. *      Up to ninety-nine company files for accountants, bookkeepers and
  242.        payroll services.
  243.  
  244. *      User-defined deductions as well as deductions for 401(K) plans,
  245.        cafeteria plans and advance wages and tips.
  246.  
  247. *      Fringe benefits.
  248.  
  249. *      Advanced Earned Income Credit (EIC) calculation and payment.
  250.  
  251. *      A variety of reports including federal and state reports, monthly,
  252.        quarterly, and year-to-date reports, management reports and several
  253.        standard payroll check formats.
  254.  
  255.                                   - page 2 -
  256.  
  257. SUBSCRIPTIONS
  258.  
  259. Subscriptions to PC-PAYROLL are on a calendar year basis.  An invoice for the
  260. next calendar year will be mailed to all current subscribers in October. To
  261. receive the current version, subsequent updates and technical support, your
  262. subscription must be current.
  263.  
  264.  
  265. GENERAL INFORMATION
  266.  
  267. PC-PAYROLL requires an IBM-PC, XT, AT, PS-2 or IBM-compatible computer with a
  268. hard disk or two double-sided disk drives.  A hard disk is highly recommended.
  269. The program also requires a minimum of 384k memory, DOS 2.0 or greater and a
  270. printer.
  271.  
  272. PC-PAYROLL is easy to use, with well-defined menu selections on each screen.
  273. You should, however, be familiar with the computer keyboard, the Disk Operating
  274. System (DOS), disk commands (such as  FORMAT  and  COPY ) and the difference
  275. between system and non-system disks.  Refer to your DOS manual for this
  276. information.
  277.  
  278.                                   - page 3 -
  279.  
  280.                                                     GETTING STARTED  2
  281.  
  282. OVERVIEW
  283.  
  284. Use the original PC-PAYROLL program diskettes ONLY to install your working copy.
  285. Write-protect tabs should be placed on the original copy to prevent accidental
  286. erasure.  The disk you receive contains the program in a compressed format and
  287. must be installed before use.  See Installation later.
  288.  
  289.  
  290. USING THE MANUAL
  291.  
  292. This manual discusses all menus and screens, and the steps for each program
  293. process.  The figures, in particular, will be of aid in entering the correct
  294. data for each prompt or field on a given screen.
  295.  
  296. Many of the functions and screens are identified throughout the manual, as
  297. in the following example:
  298.  
  299.                             Setup   X (Screen X.3.0)
  300.  
  301. Setup  is the module selected from the menu,  X  is the key you need to press
  302. to access the module and  Screen X.3.0  is the screen number.
  303.  
  304. The screen number,  Screen X.3.0 , is significant, as  X  indicates the program
  305. module,  3  represents the function selected (based on the order of selection
  306. from the menu) and  0  is the number of screens deep within the function.
  307.  
  308.  
  309. CONVENTIONS
  310.  
  311. To select a menu item, press the appropriate highlighted letter or move the
  312. cursor to that item and press  ENTER.  To exit back to the previous menu or
  313. screen press  ESC.
  314.  
  315. The following terms will be used throughout this manual:
  316.  
  317. Cursor       Used to make a selection from the current screen.  Movement
  318.              is by use of the cursor control keys and appears as  ╘══>  on
  319.              the screen.
  320.  
  321. Date         Throughout the program, you will be required to enter the
  322.              payroll or work date.  Dates are entered as  MM/DD/YY  or
  323.              MM-DD-YY with or without leading zeros, i.e.  7/4/90  or
  324.              07-04-90.  No other format is accepted.
  325.  
  326. Defaults     Several display screens contain default entries at the prompt.
  327.              To accept the default entry press  ENTER.  To select the
  328.              alternate entry press the appropriate key or type the data.
  329.  
  330. ENTER        The user is expected to press the  ENTER  key.  This could also
  331.              appear on the keyboard as  Return  or  <══╛
  332.  
  333.                                   - page 4 -
  334.  
  335. ESC          Used to exit the current function, this normally appears as an
  336.              option at the bottom of the screen.  Pressing ESC from a report
  337.              or editing screen returns you to the previous screen or menu.
  338.              Pressing ESC from the main menu allows you to exit to DOS.
  339.  
  340. Printing     Most reports are displayed on the screen first.  You then have
  341.              the option of printing the report to a standard printer or to
  342.              create a text file.  That file can then be imported by other
  343.              software, such as word processors or spreadsheets.
  344.  
  345.              Output to the printer is through the  LPT1  port by default.  If
  346.              you need to use another port, set the  Line Printer Port  in
  347.              Setup
  348.  
  349. Prompt       Any request on the screen for user response.  The user must
  350.              take an action to continue.  This may include anything from
  351.              "Press any key to continue" to the editing field in a record or
  352.              process which requires typing in specific information such as a
  353.              name or address (Last Name:_________________ in Employee Data).
  354.  
  355. Select      With menu items, either press the highlighted letter or move
  356.              the cursor to the desired item and press  ENTER.
  357.  
  358.              On data entry screens, such as  Employee Data,  use the editing
  359.              functions as described in Appendix C to enter the required
  360.              information.
  361.  
  362. Toggles      These items contain specific predefined information, i.e.  ON,
  363.              OFF,  etc.  To change a toggle press the key indicated to switch
  364.              to the next choice.  If the toggle contains more than two
  365.              choices, pressing the key again will display the next alternative.
  366.  
  367. <F1>:        The  Employee Data  screen provides help information in many
  368.              of the fields.  Press this key to open an information window.
  369.  
  370. <F2>:        Press this key in order to save entered data.
  371.  
  372. <F3>:        The  Time Calculator , used in payroll and time card functions, is
  373.              called up by pressing this key whenever the cursor is in the
  374.              regular or overtime hours fields.
  375.  
  376. <F9>:        Most reports, after displaying on screen, have the option of
  377.              saving that information on disk.  Press this key and enter a
  378.              standard DOS file name.  The report will be saved on disk with
  379.              that name and  .PRN  as the extention, i.e.  REPORT.PRN.
  380.  
  381. <F10>:       Most reports, after displaying on screen, have the option to
  382.              send the information to a printer by pressing this key.
  383.  
  384.                                   - page 5 -
  385.  
  386. INSTALLATION
  387.  
  388. To install the enclosed copy of PC-PAYROLL and any future updates on your
  389. computer, go to the DOS prompt and insert the disk into a floppy drive,
  390. typically this would be drive  A.  If you are installing the program on a hard
  391. drive, enter the following command:
  392.  
  393.                          INSTALLH \subdirectory
  394.  
  395. And follow the instructions that come up on the screen.
  396.  
  397. If you have used PC-PAYROLL before, the subdirectory should be different from
  398. your payroll directory for the current year.
  399.  
  400. For floppy disk systems use INSTALLF and specify the floppy drive where a
  401. new formatted program disk has been inserted.
  402.  
  403. When installing updates for a new year, remember that the previous years data
  404. is required for the W-2s and 4th quarter returns.  Never install a new edition
  405. over the previous year's edition.
  406.  
  407. We recommend you use the year in the name of the payroll subdirectory, i.e. use
  408. a subdirectory named PAY91.  Backup and delete a previous years system only
  409. after you complete your required reports.
  410.  
  411.  
  412. To run PC-PAYROLL, type PAY at the DOS prompt.
  413.  
  414.                                   - page 6 -
  415.  
  416.                                                               SETUP   3
  417.  
  418. OVERVIEW
  419.  
  420. The first step in using PC-PAYROLL is to configure the system for each
  421. company.  This is done through  Setup , accessed by pressing  S  from the
  422. MAIN MENU.  Configuration assigns locations for data files and establishes
  423. working parameters for your company which are loaded into memory when
  424. you start the program.
  425.  
  426. You can install up to 99 companies in PC-PAYROLL, each configured
  427. individually.  When you are installing a new company, the system default
  428. values are automatically inserted.  You should make any required changes to
  429. the default data for your company before adding any employee or payroll
  430. information.
  431.  
  432. PC-PAYROLL is easier to use this year because of full screen editing
  433. functions in most of the input screens.  At the bottom of each editing screen
  434. are the available command options.  A complete description of these can be
  435. found in  Appendix C.
  436.  
  437.  
  438. ADDING A COMPANY  ( Screen X.1.0 )
  439.  
  440. The first time you use PC-PAYROLL, following the opening banner, the screen to
  441. add new companies will display.  Enter the information for your first company
  442. at this time.  After the first company has been established, you can then add
  443. up to 98 more companies at a later time by selecting  Add Company File  from
  444. the menu.
  445.  
  446.  
  447. Before continuing with any other part of the program, you must set up the
  448. company data for the first company by using the following steps.  These steps
  449. also apply to adding other companies.
  450.  
  451. 1.     Enter a numeric code from 1 to 99 to add or modify a company (up to
  452.        99 different companies can be entered in the program).
  453.  
  454. 2.     Enter the company name.
  455.  
  456. 3.     Enter the state where your company is located using the two-letter
  457.        postal abbreviation.
  458.  
  459. 4.     Enter the disk drive you want the company data located  on (normally
  460.        C  for a hard drive or  B  for a dual floppy system).  A hard disk is
  461.        recommended.
  462.  
  463. PC-PAYROLL loads the default information into memory and  Screen X.0.0 is
  464. displayed.  You can review the default data to ensure it satisfies your
  465. requirements.  You can also add other companies, change the default information
  466. or press  ESC  to go to the  MAIN MENU.
  467.  
  468.                                   - page 7 -
  469.  
  470. Press the appropriate highlighted letter or move the cursor to the desired
  471. selection and press ENTER.  Pressing  TAB  allows you to move the cursor from
  472. window to window, the active window having a double line border.  The Payroll
  473. Files  window can only display 10 companies at a time.  With this box active,
  474. use the cursor control keys,  PgUp/PgDn  or the home and end keys to select the
  475. company.
  476.  
  477. DELETING A COMPANY
  478.  
  479. Use this to delete a company that you are no longer going to use.  Only the
  480. company data will be deleted; the employee and payroll data files remain
  481. intact.  You cannot delete the company you have highlighted.
  482.  
  483. COMPANY INFORMATION  ( Screen X.2.0 )
  484.  
  485. Enter the company information as indicated on the screen.  This information is
  486. used for various government reports including forms W-2, 940 and 941.
  487.  
  488. The company name is displayed on the  Setup  menu and is the same as the name
  489. you entered when setting up the company.
  490.  
  491. The state is required for tax calculations and must reflect where the company
  492. is located.  This is the state you entered when initiating the company file and
  493. while it may be changed, it cannot be left blank.
  494.  
  495. If you don't already have federal and state employer identification numbers,
  496. you should apply for these as soon as possible and then enter them on this
  497. screen.  They are a requirement for W-2's.
  498.  
  499.  
  500. TAX RATES  ( Screen X.3.0 )
  501.  
  502. Enter the user-defined rates and cutoffs.  Enter all percentage rates as:  7.1
  503. for  7.1%,  not  .071.  The federal rates default to the current amount as of
  504. the time of publication, however, you must add any state or company specific
  505. information.
  506.  
  507.  
  508. FICA
  509.  
  510. Enter the current rates for the employer and employee.  After entering the
  511. employee rate, enter the cutoff for the maximum wage for FICA withholding.
  512. This defaults to the rate current at the time of publication.
  513.  
  514. State Disability Insurance
  515.  
  516. Enter your state's SDI tax rate for employers and employees, if applicable,
  517. and then the cutoff.  Residents of New York, Oregon and Washington state
  518. please refer to Appendix A.
  519.  
  520.                                   - page 8 -
  521.  
  522. Unemployment Tax
  523.  
  524. Enter the employer's and, if applicable, employee's state unemployment
  525. insurance rate (UI) and then the cutoff amount.  Residents of California and
  526. Illinois please refer to Appendix A.
  527.  
  528. Overtime Rate
  529.  
  530. Enter overtime rate you pay employees; the default rate is 1.5 times the wages
  531. rate.
  532.  
  533. Minimum Wage
  534.  
  535. Initially defaults to the current rate of $3.80 per hour.  This rate is used in
  536. payroll computations for employees who receive a lower rate per hour supple-
  537. mented by tips to warn the user that total pay does not meet the minimum
  538. requirements.
  539.  
  540.  
  541. OPTIONS  ( Screen X.4.0 )
  542.  
  543. The options displayed on this screen affect various aspects of the operation
  544. of PC-PAYROLL from the computation of checks to report formats.  Several
  545. items contain multiple alternatives.  Toggle to the correct one for your
  546. business and computer system.
  547.  
  548. Default Payroll Frequency
  549.  
  550. Select the frequency of payroll computation.  Toggle to one of nine different
  551. payroll frequencies:  daily/miscellaneous, after-the-fact, weekly, bi-weekly,
  552. semi-monthly, monthly, quarterly, semi-annual, and annual.
  553.  
  554. Tax Computation State
  555.  
  556. Toggle for tax computation based on the state in which the employer's
  557. business is located or the state of the employee's home address.  This function
  558. is of value if you have employees living in two or more states and reciprocal
  559. agreements for collection of state taxes exist between those states.
  560.  
  561. Color
  562.  
  563. Toggle between color and monochrome display.
  564.  
  565.                                   - page 9 -
  566.  
  567. Printer Format
  568.  
  569. Select the print format for your reports.
  570.  
  571. *      The 80 Column Format is suitable for any printer and provides greater
  572.        detail than the compressed or 132-column formats below.  Depending
  573.        on the report, four to five records will be printed on each page.
  574.  
  575. *      The 132 Column Format requires a 132 column, wide carriage printer.
  576.        This format and the compressed format below provide less detail, but
  577.        print 20 or more records per page, saving paper.
  578.  
  579. *      The Compressed Format requires either a dot-matrix or laser printer and
  580.        requires the correct printer codes as described in the next paragraph.
  581.  
  582. Printer Codes
  583.  
  584. These codes are sent to the printer to control the change from regular to
  585. compressed print and back again.  Many dot matrix printers use a compress code
  586. of 15 and a decompress code of 18.  Determine from your printer manual if those
  587. codes are different, and enter the appropriate values by selecting  Enter
  588. Printer Codes  and entering the correct codes in the edit window.
  589.  
  590. Line Printer Port
  591.  
  592. Toggle to select the parallel port number of the printer you wish to send your
  593. checks or reports to.  Port numbers 1 through 3 are available.
  594.  
  595. Password Protection
  596.  
  597. If you want your records accessible to only certain people you can activate
  598. password protection by following these steps.
  599.  
  600. 1.     Select  Change Password  to produce the dot prompt.  Enter your
  601.        password.  For example, if you want to use  MINE , type  MINE  when
  602.        the prompt appears and then press  ENTER.  PC-PAYROLL allows up
  603.        to 10 characters to be entered.
  604.  
  605. 2.     Exit PC-PAYROLL.  Your password is now active.
  606.  
  607. 3.     To re-enter PC-PAYROLL, at the  C:>  prompt, type  PAY  password.
  608.  
  609.        If you type  PAY  without the password, the  C:>  prompt appears again
  610.        and PC-PAYROLL does not run.
  611.  
  612. To deactivate password protection or change the password follow these steps:
  613.  
  614. 1.     Type PAY password to enter PC-PAYROLL, and then go to to the Setup Menu.
  615.  
  616. 2.     Select Change Password to produce the dot prompt.  Press ENTER only to
  617.        deactivate password protection or enter a new password and then press
  618.        ENTER.
  619.  
  620.                                   - page 10 -
  621.  
  622. Changing Data Drives
  623.  
  624. If during mid-year you obtain a new disk drive and want to install
  625. PC-PAYROLL on it, ie. to use a hard drive rather than two floppies, follow
  626. the steps listed below:
  627.  
  628. 1.     Copy all PC-PAYROLL files, both program and data files to appropri-
  629.        ate drive by typing--
  630.  
  631.                        COPY A:*.* C:\subdirectory
  632.  
  633.        A  is the floppy drive with your disk being copied,  C  is your new drive
  634.        and  subdirectory  is where your files will be located on that drive.
  635.  
  636. 2.     Enter PC-PAYROLL from the new drive.
  637.  
  638. 3.     At the  Main Menu  press  X  for Setup and  O  for the Options menu.
  639.  
  640.  
  641. 4.     Select  Change Active Drive  and enter the drive letter where your data
  642.        files are now located.
  643.  
  644. 5.     The program will restart and this company will have the new drive
  645.        assigned to it.
  646.  
  647. 401(K) Plan
  648.  
  649. If you have this type of retirement plan for your employees and they will be
  650. contributing to it, you can determine at this point whether deductions are to
  651. be based on a flat dollar amount or a percentage of gross pay by toggling the
  652. selection.  The amount itself, whether a dollar amount or percentage is entered
  653. in the employee's record.
  654.  
  655. Negative Net Pay
  656.  
  657. Under certain circumstances, an employee could have a negative pay amount.
  658. This selection determines whether or not to allow negative net pay.  If not
  659. allowed, priority of deductions is first FICA, federal and state withholding
  660. taxes, fixed deductions and finally variable deductions.
  661.  
  662. Rounding Taxes
  663.  
  664. Rounding causes federal and/or state taxes to be computed to the nearest
  665. dollar amount.  Toggle until you see the desired option.
  666.  
  667.  
  668.                                   - page 11 -
  669.  
  670. USER INCOME/DEDUCTIONS  ( Screen X.5.0 )
  671.  
  672. If there are special pay types such as bonuses, or special deductions such as
  673. major medical insurance, identify them on this screen.
  674.  
  675. Standard Deductions
  676.  
  677. The descriptions entered here will appear on the  Employee Data  screen, where
  678. the amount of the deduction will be entered.  After typing the description,
  679. press  PgDn  to toggle a dollar amount or a percentage deduction.
  680.  
  681. Variable Deductions
  682.  
  683. These two deductions can vary from pay period to pay period.  On this screen
  684. you enter only the description.  The amount will be entered during each
  685. payroll computation.
  686.  
  687. User Defined Income
  688.  
  689. These variable fields allow for additional periodic income.  The description is
  690. entered here and the amounts are entered during payroll computation.
  691.  
  692.                                   - page 12 -
  693.  
  694.                                                              MAIN MENU   4
  695.  
  696. OVERVIEW
  697.  
  698. This is the normal starting point for all PC-PAYROLL functions.  From here you
  699. can access employee and tax deposit information, enter time and compute and
  700. write pay checks.  There are also a variety of report formats available,
  701. including federal and state tax reports.  Refer to the appropriate chapter for
  702. information on the individual selections available from the menu.
  703.  
  704.  
  705. MENU SELECTIONS  ( Screen M.0.0 )
  706.  
  707. Making a selection will take you to that sub-menu or function.
  708.  
  709. The first eight selections on the main menu take you to sub-menus with
  710. additional options.  Setup  was discussed in chapter 2.  The other selections
  711. will be discussed in succeeding chapters.
  712.  
  713.  
  714. Date for Report Header
  715.  
  716. The date printed on your reports is normally the computer system date, as
  717. displayed on the  Main Menu.  If you set the date before running
  718. PC-PAYROLL, or have an internal clock/calendar, the date will be set
  719. correctly.  If the date displayed is incorrect, this selection will allow you to
  720. change it.
  721.  
  722. Exiting the Program
  723.  
  724. When you have finished a session, press the escape key to exit the program.
  725. You'll be asked if your sure you want to quit.
  726.  
  727.  
  728.                               Are you sure? (Y/N)
  729.  
  730.  
  731. If so press  Y  to exit.  Pressing  N  will return you to the main menu.
  732.  
  733. If you are running PC-PAYROLL on a dual floppy system, you should insert a disk
  734. with a copy of COMMAND.COM before exiting.
  735.  
  736. Beneath the selection box you will find the name of the current company
  737. displayed.  As noted previously, you may set up as many as 99 companies.
  738. This is of particular value to accountants and payroll services.
  739.  
  740.                                   - page 13 -
  741.  
  742.                                                EMPLOYEE INFORMATION   5
  743.  
  744. OVERVIEW
  745.  
  746. Updating the employee file, whether entering new employees or modifying
  747. existing ones, is the first step in processing payroll.  This chapter discusses the
  748. information required in computing payroll as well as optional items and how
  749. these affect payroll computation.
  750.  
  751. On a hard disk, you may enter up to 200 employees for each company you
  752. establish.  Floppy disks systems will be limited to about 20 active employees.
  753. A hard drive is recommended.
  754.  
  755. If you haven't already done so, examine Appendix C for information on the
  756. functions available in the full screen editing used throughout PC-PAYROLL.
  757.  
  758.  
  759. UPDATE EMPLOYEE MENU  ( Screen E.0.0 )
  760.  
  761. Select  Employee Data  to enter new employee records or modify existing ones
  762. for payroll computation.
  763.  
  764. Select  Mailing Labels  to print labels for payroll envelopes or other employee
  765. mailing.
  766.  
  767. Select  Time Card Labels  to produce labels for time cards, including name,
  768. social security number, marital status, exemptions, and wage/salary informa-
  769. tion.
  770.  
  771. Select  Comments  to enter notations about an individual employee, i.e.
  772. performance, attitude, etc.
  773.  
  774.  
  775. Employee Data
  776.  
  777. Using the editing functions available in the 1991 edition of PC-PAYROLL,
  778. enter the information necessary to compute payroll for your employees.
  779. These fields, along with those providing supplemental information, will be
  780. discussed in the sections that follow.
  781.  
  782. Help information is available for those fields with an asterisk at the end, i.e.
  783. getting help at a date field displays the proper format for entering a date.
  784. Press  F1  with the cursor in the field where you need.  The window will close
  785. after you enter the appropriate information and press  ENTER  or press one of
  786. the direction keys.
  787.  
  788.  
  789.                                   - page 14 -
  790.  
  791. Select Employee  ( Screen E.1.0 )
  792.  
  793. Entering new employees and modify existing ones are done from the same editing
  794. screen based on your choice from the  Select Employee  menu.
  795.  
  796. Select  Add a record  to add new employees to the current company.
  797.  
  798. Select an employee from the displayed list to modify information.  Employees
  799. are listed in alphabetical, last name order.  When you exit back to this screen,
  800. the pointer will be set to the employee last selected.
  801.  
  802. If there are more than 15 employees on file, select  Next Page  or  <PgDn>  to
  803. display the next group of employees.  On reaching the end of the file,  Last
  804. Item  displays.  This choice will return you to the beginning of the file.
  805.  
  806.  
  807. Initial Entries
  808.  
  809. Employee's Name:  This information is entered in three separate fields,  Last
  810.        Name (25),  First (15) and  MI , middle initial (1).  The last name is
  811.        required for indexing purposes.  Titles, such as Sr., Jr., MD., etc.,
  812.        should be included at the end of the last name field.
  813.  
  814.        To delete an employee record, enter  DELETED  in the  Last Name  field.
  815.        This employee will no longer show up on the selection list.  Employees
  816.        with payroll data cannot be deleted.
  817.  
  818. Address:  The employee's street address (25).
  819.  
  820. City:  The city of residence (25).  New York residents refer to Appendix A for
  821.        specific spellings for local tax computations.
  822.  
  823. State:  Your state's postal abbreviation (2).  This entry is required in order
  824.        to correctly compute state withholding tax.
  825.  
  826. Zip Code:  The employee's nine digit zip code (10).  This is handled as two
  827.        separate fields for editing purposes, i.e. pressing  TAB  from the first
  828.        portion takes you to the second portion.  The hyphen has already been
  829.        entered.
  830.  
  831. Social Security Number (SS#):  The employee's social security number is
  832.        stored in the standard format, 000-00-0000 (initial value).  Each
  833.        portion is handled as a separate field for editing purposes.  The
  834.        hyphens are already included.
  835.  
  836. Federal and State Exemptions:  The number of exemptions from the
  837.        employee's Form W-4.  For state exemptions use the figure from Form
  838.        W-4 or your state's exemption form.  Two-digit numbers are allowed
  839.        from 0 to 99.  For employees who are exempt from federal and/or
  840.        state withholding, enter a number greater than 30 in the appropriate
  841.        fields to disable withholding.  Residents of Mississippi and Missouri
  842.        should refer to Appendix A.
  843.  
  844.                                   - page 15 -
  845.  
  846. Hourly Wages: The standard hourly rate for this employee.  Overtime is this
  847.        amount times the rate set in  Setup.
  848.  
  849. Piece Work Rate:  The rate for employees who are paid by the number of
  850.        pieces assembled or otherwise processed.
  851.  
  852. Annual Salary:  The annual salary this employee is to receive.  For an
  853.        individual payroll, this figure is divided by the number of pay periods
  854.        in the year, according to the payroll frequency that has been set.  If
  855.        salary and hours are mixed, hours are computed at the hourly rate and
  856.        added to that periods portion of the annual salary.
  857.  
  858. Additional Federal and/or State Withholding:  The dollar amount of additional
  859.        withholding requested by the employee, over that computed by PC-PAYROLL.
  860.  
  861. Cafeteria Plan:  If your company has a cafeteria plan, enter the amount to be
  862.        deducted each pay period.  This amount is deducted prior to tax
  863.        calculations.
  864.  
  865. 401(K) Plan:  Enter the employee's contribution as a dollar amount or a
  866.        percentage of gross as set in  Setup.  This is deducted after FICA has
  867.        been calculated and prior to any other tax calculations.
  868.  
  869. Standard Deductions:  The next four entries are deductions taken automati-
  870.        cally each pay period and were defined in  Setup.  Enter the
  871.        dollar amount or percentage.  Deductions which have not been defined
  872.        will display blank spaces.
  873.  
  874. Local Tax Rate:  Enter the percentage of local tax for the employee.
  875.        Residents of New York and Maryland should refer to Appendix A.
  876.  
  877. The remaining fields on this screen provide information for the management
  878. reports and are not required for payroll.  These include birth, hire, raise and
  879. termination dates, home and emergency telephone numbers and job title.
  880.  
  881. Additional Tax Information
  882.  
  883. Press the page down key (<PgDn>) to open a window to set items affecting tax
  884. computations.
  885.  
  886. FICA (social security):  The default value is  NOT EXEMPT.  Toggle to  EXEMPT
  887.        to turn off calculations for FICA taxes.
  888.  
  889. Employer Taxes:  The default is  NOT EXEMPT.  Toggle to one of the three
  890.        exempt options:  EXEMPT - FEDERAL ,  EXEMPT - STATE , or  EXEMPT -
  891.        FEDERAL & STATE.  These selections tags any income to this employee
  892.        to be exempt from SDI, SUTA and/or FUTA taxes.
  893.  
  894. Alternate Payroll Frequency:  The default frequency is the one chosen in Setup.
  895.        Toggle to another frequency if the current employee's frequency is
  896.        different , i.e. paid monthly while most are paid weekly. When computing
  897.        payroll, tax calculations will be based on this frequency.
  898.  
  899.                                   - page 16 -
  900.  
  901. Marital Status - Federal and State:  Take this information from the
  902.        employee's Form W-4.  Toggle to the appropriate value:  Married  or
  903.        Single  for federal plus  Head of household  or  Other  for the state.
  904.        Residents of Alabama, Arizona and Georgia should see Appendix A.
  905.  
  906. Active Employee:  This toggles the employee's status to active or inactive.
  907.        Inactive employees are not rolled over to the new year.
  908.  
  909. Advanced Earned Income Credit (EIC):  Eligible employees may choose to
  910.        receive EIC in advance.  Setting this to  ON  includes a portion of the
  911.        credit with the regular payroll as  Advanced EIC.
  912.  
  913. To return to the main data screen press the page up (<PgUp>) key.  Pressing
  914. page down (<PgDn>) opens another window where vacation, sick and personal
  915. leave can be maintained.
  916.  
  917.                                   - page 17 -
  918.  
  919.                                                         PERIOD PROCEDURES   6
  920.  
  921. OVERVIEW
  922.  
  923. Having set up the employee file, you may now pay your employees based on the
  924. payroll information that has been established.  This chapter discusses how to
  925. compute and modify paychecks and print one plain paper copy of the check stub.
  926. For additional copies of check stubs or to print checks, see  The Paycheck
  927. (Chapter 8).
  928.  
  929. Tax rate withholding formulas are available in this module for all 50 states,
  930. plue the District of Columbia, Puerto Rico, and the Virgin Islands.  State
  931. taxes are based either on your company's business address (State) or the
  932. employee's state of residence as determined by your selections in Setup.
  933.  
  934. PC-PAYROLL differs from programs that require end of month and quarter
  935. or year-end processing.  PC-PAYROLL retains all employee records each pay
  936. period for the entire year.  This method uses precious disk space, however,
  937. any report can be run at any time without affecting the data base.  In
  938. addition, you can easily modify a payroll record if you detect an error at a
  939. later time.  However, a complete audit trail of transactions is not given, and
  940. as the year progresses, the length of time to process reports increases
  941. (especially on floppy drive systems).
  942.  
  943. As you enter payroll data in PC-PAYROLL, a new record is added for each
  944. employee for each period.  For example, an employer with 10 employees and
  945. a weekly payroll will have 520 (10 x 52) total payroll records for the year.
  946.  
  947. COMPUTE PAYROLL  ( Screen C.0.0 )
  948.  
  949. Each pay period you will  Process Payroll , entering the required information
  950. to pay your employees.  As you check your entries for accuracy, you may need
  951. to  Modify Payroll  previously entered.
  952.  
  953. Several entries in the pay record have default information based on entries in
  954. Setup  and  Employee Data  files.  This information may be changed, if need be,
  955. depending on the payroll function chosen.
  956.  
  957. New users may want try PC-PAYROLL test data first.  Afterwards, select Delete
  958. Payroll File to delete the file containing the trial data.  You would then be
  959. ready to start normal operations.  Another option is to set up a separate
  960. company strictly for test purposes.
  961.  
  962. Above the active portion of the screen, are the current employee's name, the
  963. payroll date and pay frequency.
  964.  
  965. The center of the screen displays Federal & State (if applicable) tax tables
  966. date, the standard frequency, and the last payroll date for this company.
  967.  
  968. The bottom window displays the company's name.
  969.  
  970.                                   - page 18 -
  971.  
  972. Process Payroll  (Screen C.1.2)
  973.  
  974. After choosing to process a new payroll, you will be asked to enter a date
  975. (Screen C.1.0).  This is the date the check is written, not the period ending date.
  976. All quarterly and annual reports are based on this date.
  977.  
  978. Next, select the employee to be processed  (Screen C.1.1)  in the same manner
  979. as in  Employee Data.  Employees with a pay record for the current period will
  980. be highlighted on the list.  It is possible to enter multiple pay records for
  981. an employee by simply selecting that employee again. A message will come up on
  982. the screen to press  ESC  to select another employee or any other key to
  983. continue with this one.
  984.  
  985. Having selected the employee, you can now enter the appropriate payroll
  986. information.  Enter Payroll  ( Screen C.1.2 )  uses the full screen editing
  987. features of PC-PAYROLL.
  988.  
  989. In  Process Payroll  those fields necessary to create pay records are accessible
  990. for data entry.  These fields are highlighted on the screen.
  991.  
  992. Computations are performed each time  ENTER  is pressed while the cursor is
  993. in the Wages/Salary section (upper left section).  Afterwards, any highlighted
  994. field can then be adjusted.
  995.  
  996. Regular/Over Time Hours:  Total regular and overtime wage hours for the
  997.        period, respectively.
  998.  
  999.        Press  F3  while the cursor is in either of these fields to call up the
  1000.        Time Calculator.
  1001.  
  1002.        The calculator uses the standard editing functions.  Enter the begin-
  1003.        ning time in hours and minutes, then the ending time.  The amount of
  1004.        time worked during this period will display under  Period  and a
  1005.        running total of the accumulated time will appear under  Cumulative.
  1006.        Press  ENTER  to begin entering a different work period.  When you
  1007.        have entered all work periods for this payroll record, press  ESC  to
  1008.        exit the window and the cumulative hours will be entered into the
  1009.        field.
  1010.  
  1011. Pieces:  If your employees are paid all or part of their wages based on piece
  1012.        work then enter the number of pieces for the pay period here.
  1013.  
  1014. Salary:  The amount per period this employee earns regardless of hours
  1015.        worked.  This is obtained by dividing the annual salary from the
  1016.        employee's record by his payroll frequency.
  1017.  
  1018. User Defined Income:  The two fields below  Salary  are defined in  Setup  by
  1019.        the user and the amounts are only entered on this screen.
  1020.  
  1021. Tips:  If your employees receive tips for services rendered enter the amount
  1022.        in this field.  If the employee retains any tips enter the amount under
  1023.        the  Advanced  section.
  1024.  
  1025.                                   - page 19 -
  1026.  
  1027. Non-Taxable:  Enter tax exempt income.  This often includes reimbursement
  1028.        for out of pocket expenses and other allowances.
  1029.  
  1030. Fringe Benefits:  Non-monetary benefits such as automobiles, reported to the
  1031.        IRS on Form W-2, but are not included in taxable wages.  This figure
  1032.        will print on the check stub and taxes will be calculated on this
  1033.        amount, however, it is not included as part of gross or net pay.
  1034.  
  1035. Meals Furnished:  This field is provided for companies furnishing meals to
  1036.        their employees, most often through an in house cafeteria arrange-
  1037.        ment.  This amount will not affect gross pay, net pay or tax amounts.
  1038.  
  1039. Deductions:  The upper right corner of the screen displays the four standard
  1040.        and two variable deductions, if defined.  The two variable deductions,
  1041.        Purchases  and  Miscellaneous  in our example, may be entered on this
  1042.        screen.
  1043.  
  1044. Advanced Wages:  If the employee receives wages ahead of time, enter the
  1045.        amount here and it will be deducted from the net pay amount after
  1046.        taxes and other deductions are taken.
  1047.  
  1048. Advanced Tips:  If an employee receives tips for services, that amount should
  1049.        be included in the first section along with regular wages. If the
  1050.        employee kept that tip income, enter the amount in this field. It will
  1051.        be treated the same as advanced wages.
  1052.  
  1053. Check Number:  If you aren't planning to print the checks on the computer
  1054.        and you already know the check number you will be using, enter it
  1055.        here or do so later in  Modify Payroll.
  1056.  
  1057. Delete Record:  If the pay record is incorrect and you do not want to save it,
  1058.        move the cursor to the block located in the lower right corner of the
  1059.        screen and press  ENTER , otherwise the record will remain in the
  1060.        system.
  1061.  
  1062. Save the payroll record by pressing  F2.  Press  ESC  to exit without saving the
  1063. current record.  A message box will appear so that you may print a pay check
  1064. stub on plain paper.
  1065.  
  1066. When this step is finished you are returned to the  Select Employee  screen.
  1067.  
  1068. If you do not allow negative net pay, PC-PAYROLL first reduces the deductions
  1069. to zero, beginning with deduction 6, then 5 and so on.  The taxes are then
  1070. reduced beginning the UI, SDI, local tax, state tax, federal tax and FICA.
  1071. Reductions stop when a positive net pay is reached.  Since most computations of
  1072. negative net pay are as a result of advanced wages and tips, these deductions
  1073. are not reduced.
  1074.  
  1075.                                   - page 20 -
  1076.  
  1077. Modify Payroll  (Screen C.2.2)
  1078.  
  1079. All fields directly affecting pay period totals can be changed from this screen,
  1080. including taxes, deductions and benefit plans.  After completing all entries,
  1081. press  F2  to save.
  1082.  
  1083. Fields are explained by the section they are in.
  1084.  
  1085. Wages/Salary
  1086.  
  1087. In the upper left section, hours, rates, salaries and various other forms of
  1088. incomes are entered.  Included in this section are cafeteria and 401(K)
  1089. deductions.  These fields are grouped together as they directly affect tax
  1090. computations.  All computations are performed when  ENTER  is pressed while
  1091. the cursor is in the Wages/Salary section.
  1092.  
  1093. After making adjustments in other section of the screen, if you move back to
  1094. the Wages/Salary section and press  ENTER , all amounts are reset to their
  1095. original amounts and calculations standard performed.
  1096.  
  1097. Regular/Over Time Hours:  Total regular and overtime wage hours.
  1098.  
  1099. Pieces:  The number of pieces for the pay period.
  1100.  
  1101. Rates:  The regular, over time or piece rate at which this employee is paid.
  1102.  
  1103. Salary:  The employee's per period earnings.
  1104.  
  1105. User Defined Income1:  Two income fields defined in  Setup  with amounts
  1106.        entered on this screen.
  1107.  
  1108. Tips:  Enter the amount received in this field.
  1109.  
  1110. Non-Taxable:  Enter tax exempt income.  This often includes reimbursement
  1111.        for out of pocket expenses and other allowances.
  1112.  
  1113. Fringe Benefits:  Non-monetary benefits reported on Form W-2 but not
  1114.        included in taxable wages.
  1115.  
  1116. Meals Furnished:  For companies furnishing meals to their employees.
  1117.  
  1118. Cafeteria Plan:  Payments made to a qualified cafeteria plan.  Any entry is
  1119.        a deduction from gross pay before any taxes are computed.
  1120.  
  1121. 401(K) Plan:  Payments made to a qualified 401(K) plan either in dollar
  1122.        amounts or a percentage of gross.  The payment is deducted after
  1123.        FICA and before any other tax computations.
  1124.  
  1125.                                   - page 21 -
  1126.  
  1127. Taxes/Deductions/Advances
  1128.  
  1129. The upper right section contains the various deduction fields, including taxes
  1130. and user defined fields such as insurance, savings, etc.  One income field is
  1131. also included here, Advanced Earned Income Credit (EIC).  It is calculated
  1132. automatically if the employee's record has been set accordingly.
  1133.  
  1134. Taxes:  In the center of the screen are the tax fields:  Federal, employee's
  1135.        FICA, State, Local, and employee's SDI and UI contributions.  The
  1136.        calculations for these fields are based on standard rates either built
  1137.        into the program or set in  Setup.
  1138.  
  1139.  
  1140. NOTE: Federal and state formulas never exactly match withholding tables.  The
  1141. withholding formulas that are used can be found in Circular E from IRS and your
  1142. state employer's withholding guide.  When comparing withholding compute by
  1143. PC-PAYROLL with tax tables, expect a difference of up to $5.00.  In most cases,
  1144. PC-PAYROLL's figures are more accurate.  All formulas are approved and
  1145. furnished by the IRS or the states.
  1146.  
  1147. Deductions:  The upper right corner of the screen displays the four standard
  1148.        and two variable deductions, if defined.  Fixed amount deductions are
  1149.        carried over as defined in the employee file.  Percentage amounts are
  1150.        calculated after wage and salary information has been entered.  The
  1151.        two variable deductions,  Purchases  and  Miscellaneous  in our example,
  1152.        are entered on this screen.
  1153.  
  1154. Advanced Amounts
  1155.  
  1156. Wages:  Enter the amount of advances here.
  1157.  
  1158. Tips:  If the employee kept tip income, enter the amount in this field.
  1159.  
  1160. Earned Income Credit (EIC):  If the employee is entitled to the EIC and his
  1161.        record has been so marked, the program will compute the amount to be
  1162.        included, entering it here and adding it to net pay.
  1163.  
  1164.  
  1165. Summary Information
  1166.  
  1167. The summary section displays total wages, taxes and deductions as well as
  1168. gross and net pay.  These fields can only be altered by changing other fields
  1169. in this function.
  1170.  
  1171. Delete Record: If the pay record is incorrect and it is necessary to remove it
  1172.        from the system, move the cursor to the block located in the lower
  1173.        right corner of the screen and press  ENTER.
  1174.  
  1175. All of the highlighted fields can be modified at any time.  However, after
  1176. making changes, if you press  ENTER  while in the Wages/Salary section, all
  1177. fields based on a calculation, such as the tax fields, will be recalculated.  Any
  1178. changes outside of this section are included strictly as flat amounts.
  1179.  
  1180.                                   - page 22 -
  1181.  
  1182. Other Information
  1183.  
  1184. The lower left portion of the screen displays four fields not normally changed
  1185. but important to your payroll.
  1186.  
  1187. Check Number:  If you aren't planning to print the checks on the computer
  1188.        and you already know the check number you will be using, enter it
  1189.        here.
  1190.  
  1191. Date:  This is the pay date chosen when you entered the compute function.
  1192.        Changing this date effectively changes the pay period for this check.
  1193.  
  1194. Weeks Worked:  The number of weeks the employee worked during this pay
  1195.        period based on the frequency for this employee, i.e.  1  for weekly,
  1196.        4.33  for monthly, etc.
  1197.  
  1198. State:  State tax computations are based on the state code entered.  The
  1199.        default is either the state the business located in or the employee's
  1200.        state of residence (Setup).
  1201.  
  1202. Exit this screen by pressing  ESC.  If any changes were made, a warning
  1203. message appears.
  1204.  
  1205. Remember that all fields will be recalculated if you choose to compute after
  1206. making changes.
  1207.  
  1208. Continuing from here, another message box appears to let you print a pay
  1209. check stub on plain paper.
  1210.  
  1211. When this step is finished you are returned to the  Select Employee  screen.
  1212.  
  1213.  
  1214. Delete Payroll File  (Screen C.3.0)
  1215.  
  1216. This function deletes an existing payroll data file to prepare the program to
  1217. accept a new data file.  You will be warned that all data will be destroyed.
  1218. Press  F10  to delete or  ENTER  to return to the menu.  This will delete the
  1219. entire payroll file.
  1220.  
  1221. This option is most often used to test PC-PAYROLL before actually putting
  1222. it to use.  You can enter all the practice data you want and when you are
  1223. comfortable with the operation of the program, delete the payroll data file.
  1224. The employee data file is NOT affected.
  1225.  
  1226.                                   - page 23 -
  1227.  
  1228. After-the-Fact Payrolls
  1229.  
  1230. It may be necessary to enter payroll data after payment has been made, i.e.
  1231. accountants accumulating payroll for customers or new PC-PAYROLL subscribers
  1232. who begin using the system mid-year.  The process is essentially the same as
  1233. discussed earlier in this chapter.
  1234.  
  1235. Set the company's default pay frequency to  After-the-Fact.  This will be the
  1236. default for all new employees.  Existing employees can be switched to
  1237. After-the-Fact  in  Employee Data.
  1238.  
  1239. On selecting  Process Payroll  to enter a new record, all individual amount
  1240. fields will be available.  Enter hours, salaries, taxes, etc. precisely as
  1241. calculated manually.  As you enter the data, the totals in the summary section
  1242. will increase or decrease accordingly.  Once you have set all fields according
  1243. to the original hand calculations, exit the record to save it.  DO NOT press
  1244. ENTER  in the Wage/Salary section as this will trigger normal calculations,
  1245. changing the values you entered.
  1246.  
  1247. If you begin using PC-PAYROLL in mid-year, enter one payroll for each
  1248. previously completed quarter or month, if starting mid-quarter.  Entering your
  1249. previous payroll as described above will insure that you accurately compute
  1250. Forms W-2, W-3 and 940.
  1251.  
  1252.                                   - page 24 -
  1253.  
  1254.                                                           THE PAYCHECK   7
  1255.  
  1256. OVERVIEW
  1257.  
  1258. After computing a payroll, you will want to print either check stubs to go with
  1259. hand written checks or print the check and stub information directly onto pre-
  1260. printed forms.
  1261.  
  1262. You can obtain pre-printed checks from New England Business Service, Inc.
  1263. (NEBS) by calling  1-800-225-9550.  When you order, refer to  CODE 95150  and
  1264. order check number 09025 to ensure you receive checks compatible with
  1265. PC-PAYROLL.
  1266.  
  1267. SELECT A FORMAT
  1268.  
  1269. The first selection will print the stub information on plain paper, two
  1270. employees per page.  These can be separated to be given to each employee
  1271. with the hand written check or a copy kept for the company file.
  1272.  
  1273. The next selection is from checks distributed by NEBS.  The number 9025
  1274. represents the actual form product number.
  1275.  
  1276. Also, the last check number used in printing is displayed beneath the menu
  1277. window.  This helps you to avoid selecting a check number for the current run
  1278. that has already been used and serve as the basis for the default check
  1279. number on the next screen.
  1280.  
  1281. PRINTING CHECKS OR CHECK STUBS
  1282.  
  1283. Select the check format from the menu.  Change the options as needed and press
  1284. ENTER  from any field to begin printing.  See Alignment for an exception.
  1285.  
  1286. Payroll Date
  1287.  
  1288. The date the checks will be issued.  The default is the last date payroll was
  1289. computed.
  1290.  
  1291. Period Ending Date
  1292.  
  1293. The last work day of the pay period.  The default is the  Payroll Date.
  1294.  
  1295. Beginning Check Number
  1296.  
  1297. Enter the beginning number for this series of checks.  The default will be one
  1298. greater than the check number displayed on the menu screen.  The last check
  1299. number used becomes the  Last check number.
  1300.  
  1301.                                   - page 25 -
  1302.  
  1303. Print Check Numbers
  1304.  
  1305. This determines whether to print check numbers on the check.  The default
  1306. is  Y  to print the number.  Press  N  if the numbers have already been pre-
  1307. printed on your checks.
  1308.  
  1309. All or Individual
  1310.  
  1311. Print all paychecks for this payroll period or selectively print individual
  1312. checks.  The default is  A  to print all checks in the order in which the
  1313. information was originally entered.
  1314.  
  1315. To print selected checks, choose  I.  The program will display the employee's
  1316. name for each check record and ask if the check should be printed.
  1317.  
  1318. Alignment
  1319.  
  1320. Whenever you use a pre-printed form, its important to have it aligned
  1321. correctly so all information prints in the right location.  The default is  N  and,
  1322. unless this is changed, no alignment will print.
  1323.  
  1324. Select  Y  to align the form.  A message box will appear with instructions.
  1325. Once you are satisfied that the check is correctly aligned, select  N  and press
  1326. ENTER  to begin printing.
  1327.  
  1328.                                   - page 26 -
  1329.  
  1330.                                                    REPORTING   8
  1331.  
  1332. OVERVIEW
  1333.  
  1334. PC-PAYROLL contains a variety of reports for employee information by pay
  1335. period, month, quarter or year-to-date.  There are also several tax reports
  1336. including quarterly 941s, state reports, annual 940 and W-2s.
  1337.  
  1338. Most of the reports display the information on screen first.  Then there are
  1339. two options.  One is to export the information to a disk file for use with other
  1340. programs, such as a word processor.  Press  F9  and enter a standard DOS file
  1341. name when prompted.  The second option is to print the report on paper by
  1342. pressing  F10.
  1343.  
  1344. Some reports only go to the printer and these will be noted.  Pressing  ESC
  1345. will end any report immediately.  All reports may be run as often as necessary.
  1346.  
  1347. REPORTS MENU  (Screen R.0.0 )
  1348.  
  1349. The  Reports  menu offers five main areas of reporting.  The ones most useful
  1350. to you depends on the specific features of PC-PAYROLL you use.
  1351.  
  1352. After entering some payroll information, either through the compute module
  1353. or time card entry, we suggest you try the different reports available and
  1354. examine the results.
  1355.  
  1356. PERIOD REPORTS
  1357.  
  1358. These reports provide information specific to a given payroll period and most
  1359. require that a date be entered.  Press  ENTER  to use the suggested payroll
  1360. date or manually enter any appropriate date.
  1361.  
  1362. Dates - Payroll
  1363.  
  1364. This report lists all payroll dates entered.  Duplicate dates might occur,
  1365. particularly if you enter payroll data out of sequence.
  1366.  
  1367. Totals by Pay Period
  1368.  
  1369. This report contains selected period totals for gross and net pay, withholdings
  1370. and deductions.  It consists of three parts.
  1371.  
  1372. First,  Pay Period Totals , totals the pay, withholding, and deduction amounts
  1373. on the screen.  The printed report also contains your payroll account deposit
  1374. requirements.
  1375.  
  1376. Second,  Taxes to be Deposited , summarizes the tax deposits for each tax
  1377. authority and informs you when a federal deposit is required.  You must
  1378. determine when to make a state tax deposit.
  1379.  
  1380. Third,  Tax Deposit Summary , summarizes, by quarter, payroll tax liability and
  1381. deposits you entered in PC-PAYROLL.
  1382.  
  1383.                                   - page 27 -
  1384.  
  1385. Pay Period Detail
  1386.  
  1387. This report is intended to be printed; the screen listing provides only minimal
  1388. information.  It is printed in one of two formats:  either an 80-column,
  1389. detailed report with each employee's complete record including each deduction
  1390. taken, or a 132-column report with slightly less detail.  The format is
  1391. determined by the printer format selected in  Setup.
  1392.  
  1393. List Employees
  1394.  
  1395. This report lists all employees paid on a specific pay date and their gross pay.
  1396.  
  1397. Check Register
  1398.  
  1399. This report lists employees, their net pay and check numbers for the specified
  1400. pay date.
  1401.  
  1402. All Payroll Records
  1403.  
  1404. This report displays all payroll records, starting at a beginning payroll
  1405. record number.  The display includes record number, employee's social security
  1406. number, date and income amounts included in that record.
  1407.  
  1408. Viewing this report will often show data problems that could not be detected
  1409. otherwise.  The record number can then be used to delete or modify the record.
  1410.  
  1411.  
  1412. TAX REPORTS
  1413.  
  1414. From this menu, the required federal, state and local tax information can be
  1415. printed to prepare the required tax forms.  For specific information on IRS
  1416. requirements and the use of forms covered in this module, see Appendix B.
  1417.  
  1418. Quarterly Return (Form 941)
  1419.  
  1420. This report provides the federal tax liability and social security payment
  1421. information to prepare quarterly returns.
  1422.  
  1423. After making this selection and entering the desired quarter, a two page
  1424. report will be displayed.
  1425.  
  1426. To find the number of employees as of March 12th, print the  Totals by Pay
  1427. Period  for the period covering that date.
  1428.  
  1429.                                   - page 28 -
  1430.  
  1431. Wage and Tax Statement (Form W-2)
  1432.  
  1433. This function allows you to view and print individual  W-2  forms with
  1434. subtotals printed on the 42nd form, according to IRS requirements.  Press  ESC
  1435. to abort at any time and return to the menu.  Press  P  to pause during
  1436. printing, then press any key to continue.
  1437.  
  1438. Each option displays a  Select Employee  window allowing you to print all
  1439. employees or individual employee records.  If you select either  Continuous  or
  1440. IRS Sheet  forms, you are first given the option to align them in the printer.
  1441.  
  1442. If you will be using a laser printer you may select the starting row and column
  1443. for printing  W-2s.  Simply move the cursor to that option and press  ENTER
  1444. until you have the correct number.  The defaults are one row down and four
  1445. columns over.
  1446.  
  1447. For dot matrix printers we recommend using carbonless continuous form twin
  1448. sets.  One set consists of the copies required by the government and the other
  1449. of the copies for the employee.  This requires two printing passes but ensures
  1450. clear, legible print on all copies.
  1451.  
  1452. Since  W-2s  are usually printed once a year, you do not get the experience
  1453. aligning them as with your paychecks.  Before committing the  W-2s  to the
  1454. printer, we suggest you take the time to experiment aligning the forms using
  1455. plain paper (there are no restrictions to the number of times you print any
  1456. report).  After printing several  W-2s , press  ESC  to abort, or print only
  1457. selected employee records.  Remove the paper and position it against the
  1458. forms to check the alignment.  This will indicate the proper position for the
  1459. W-2 forms.
  1460.  
  1461. Employer Summary (Form W-3)
  1462.  
  1463. This report summarizes all employee pay and tax information.  The form is
  1464. filed with the federal copy of the  W-2s  and must match those totals.
  1465.  
  1466. FUTA Annual Return (Form 940)
  1467.  
  1468. This is an annual summary of federal unemployment taxes.
  1469.  
  1470. State Quarterly Return
  1471.  
  1472. This report is a generic state quarterly return may not match your particular
  1473. state's return.  Review this report before the end of the first quarter to
  1474. become familiar with its contents and to compare it with your state's return.
  1475.  
  1476. The  SDI  and  UI  tax rates and cutoffs are set in  Setup.  The amounts
  1477. previously paid are entered in the tax deposit data file (Chapter 11). The
  1478. second page lists each employee's social security number, name, total, taxable
  1479. and exempt wages and the number of weeks worked for the quarter. Total wages
  1480. are at the bottom of the listing.
  1481.  
  1482.                                   - page 29 -
  1483.  
  1484. SUMMARY REPORTS
  1485.  
  1486. The summary reports are useful management tools.  All reports have the option
  1487. to choose year-to-date, quarterly or monthly totals by employee.  The default
  1488. is year-to-date.  To select month or quarter, after selecting the report, move
  1489. the cursor to that position, enter the month or quarter desired and press
  1490. ENTER.
  1491.  
  1492. As with all screen reports, any of these may be directed to the printer (F10)
  1493. or to a disk file (F9) to be imported into other programs except where noted.
  1494.  
  1495. Pay
  1496.  
  1497. All individual income amounts, including salary/wages, overtime, tips and any
  1498. user defined income.
  1499.  
  1500. Hours
  1501.  
  1502. Regular, overtime and total hours.
  1503.  
  1504. Deduction
  1505.  
  1506. The four standard and two variable deductions.
  1507.  
  1508. Tax
  1509.  
  1510. Federal,  FICA , state, local,  SDI  and  UI  taxes.
  1511.  
  1512. Miscellaneous
  1513.  
  1514. Net pay, non-taxable pay, cafeteria and 401(K) plan deductions, advances,
  1515. fringe benefits and meals furnished.
  1516.  
  1517. Consolidated
  1518.  
  1519. Prints all pay and deduction information for each employee.  This report can be
  1520. printed in either 80 column or compressed formats.  The 80 column contains more
  1521. detail while the compressed form takes less paper.
  1522.  
  1523. There is no screen display of data in this report.
  1524.  
  1525. Employee Detail
  1526.  
  1527. This extensive report is a complete listing of a specified employee's payroll
  1528. records by quarter with quarterly totals.  This report only goes to the printer,
  1529. there is no screen display of data.
  1530.  
  1531. The employee to be printed is selected in the same way as selection is made
  1532. throughout PC-PAYROLL from a selection list displayed on screen.
  1533.  
  1534.                                   - page 30 -
  1535.  
  1536. MANAGEMENT REPORTS
  1537.  
  1538. These reports provide employee information.
  1539.  
  1540. Address List
  1541.  
  1542. The complete mailing address including the employee's name, address, city,
  1543. state, and zip code.
  1544.  
  1545. Birthday Report
  1546.  
  1547. The employee's birth date, age and comments such as upcoming birthdays or
  1548. underage employees (16 years).
  1549.  
  1550. Education Report
  1551.  
  1552. Lists the education level of employees.
  1553.  
  1554. Former Employees
  1555.  
  1556. Lists employees terminated along with the date of and reason for termination.
  1557.  
  1558. Hire Date Report
  1559.  
  1560. Lists the date the employee was hired, length of service and upcoming
  1561. anniversaries for raises and awards.
  1562.  
  1563. Raise Report
  1564.  
  1565. The date employees last received a raise and the time since last raise.
  1566.  
  1567. Telephone List
  1568.  
  1569. The employee, the employee's spouse and home and emergency phone
  1570. numbers.
  1571.  
  1572.                                   - page 31 -
  1573.  
  1574.                                             RECORDING TAX DEPOSITS   9
  1575.  
  1576. OVERVIEW
  1577.  
  1578. Track payroll tax deposits made to your bank, the IRS, or state.  As you enter
  1579. coupon or quarterly 941 deposits, the report  Totals by Pay Period displays
  1580. when federal tax and FUTA deposits are due.  State and local tax deposits are
  1581. tracked and the unpaid balance is displayed, however, due dates are not
  1582. displayed.
  1583.  
  1584. In addition to the  Pay Period Total  report, deposit information is available
  1585. on the various tax reports.  These reports may be run as often as needed.
  1586.  
  1587. UPDATE TAX DEPOSITS  (Screen D.0.0)
  1588.  
  1589. Enter and update tax deposit information and run year to date, quarterly and
  1590. monthly deposit reports.
  1591.  
  1592.  
  1593. DEPOSIT INFORMATION
  1594.  
  1595. Select  Enter Data  to add new deposits or modify those previously entered.  A
  1596. selection screen will display all existing records.  Similar to the  Select
  1597. Employee window you can either add a new record or select an existing record to
  1598. modify.
  1599.  
  1600. Date:  Enter the date of the deposit.
  1601.  
  1602. Check Number:  Enter the payment check number.
  1603.  
  1604. Payment Amount:  Enter the amount of the deposit.
  1605.  
  1606. Tax Code:  Enter the appropriate tax deposit code, i.e. Federal, FUTA, State,
  1607.        etc, from the  Tax Codes window.
  1608.  
  1609. Tax Liability:  Enter the tax liability month.  The month defaults to the
  1610.        current system date.  The quarter is automatically assigned based on
  1611.        the selected month.
  1612.  
  1613. Payment Code:  Enter the deposit code based on the method of payment, a
  1614.        coupon to the bank or with the 941 form itself.  These codes are in the
  1615.        Payment Codes  window to the right.  The default is for payment with
  1616.        the 941 form.
  1617.  
  1618.                                   - page 32 -
  1619.  
  1620. DEPOSIT REPORTS
  1621.  
  1622. Select the time period you wish to be covered in the report, year-to date,
  1623. quarterly or monthly.
  1624.  
  1625. From the  Select Tax Report  screen choose the type of report to print.
  1626.  
  1627. As with all other reports in the system, the information displays on the screen
  1628. first, then you can choose to print it.
  1629.  
  1630.                                   - page 33 -
  1631.  
  1632.                                                            APPENDIX   A
  1633. SPECIAL STATE INSTRUCTIONS
  1634.  
  1635. Alabama uses the  Other  marital status for single employees claiming no
  1636.        exemptions.
  1637.  
  1638. Arizona state withholding is a flat percentage of federal withholding.  This
  1639.        feature is activated by pressing  ENTER  at the  State Marital Status
  1640.        field to toggle the correct percentage.
  1641.  
  1642. California has an  Employee Training Tax (ETT)  instead of  Employee
  1643.        Unemployment Tax.  No cutoff is requested.
  1644.  
  1645. Georgia incorporates five categories of marital status in the employee data.
  1646.        Press  ENTER  at the  State Marital Status  to toggle the correct status
  1647.        based on Georgia Form G-4 .
  1648.  
  1649. Illinois residents are prompted for  Employer UI over $50,000  for wages greater
  1650.        than $50,000 per quarter.  No cutoff is requested.
  1651.  
  1652. Maryland state withholding exemptions are based on Form W-4.  However,
  1653.        several counties and Baltimore have local taxes included in the state
  1654.        withholding amount.  To use this feature, enter the appropriate
  1655.        percentage of local withholding for the employee's county/city of
  1656.        residence as a whole number, i.e. 20% = 20, 50% = 50, in the  Local
  1657.        Tax Rate  field to automatically compute the appropriate combined state
  1658.        and local withholding.
  1659.  
  1660. Mississippi uses a dollar amount for state exemptions.  You must take the
  1661.        dollar amount from the employee's Form 62-420, divide it by 1000 and
  1662.        round to the next lowest whole number.  Enter this number in the
  1663.        State Withholding Exemption  for the employee.  The program does not
  1664.        handle the decimals that result when dividing the exemptions by 1000
  1665.        resulting in minor differences in program calculations and state with-
  1666.        holding tables.
  1667.  
  1668.        Entering a number greater than thirty does not disable state tax
  1669.        withholding.
  1670.  
  1671. Missouri uses a dollar amount for state tables based on Form MO W-4.
  1672.        Total exemptions to be entered are based on the total number of
  1673.        persons claimed in the entries for items 1, 2, and 4.
  1674.  
  1675.                                   - page 34 -
  1676.  
  1677. New York City resident and nonresident local income taxes are included in
  1678.        this program.  If your business is and/or the employee lives in New
  1679.        York City, enter the cities  NEW YORK, BROOKLYN, QUEENS, BRONX,
  1680.        STATEN ISLAND, or  YONKERS  in  ALL CAPITAL LETTERS  in your
  1681.        company and employee data.  If you do not enter this exactly, the local
  1682.        taxes will not compute.
  1683.  
  1684.        New York's SDI is computed with the maximum of $.60 per week.
  1685.        Residents must enter $31.20 as the cutoff.
  1686.  
  1687. Oregon State Disability Insurance (SDI) is $.14 per day.  This amount, based
  1688.        on an eight-hour day, is automatically computed for Oregon.  SDI is
  1689.        based on a five-day week for salaried employees.  Do not enter  SDI
  1690.        information in  Setup.
  1691.  
  1692. Washington requires withholding of Industrial Insurance based on a dollar rate
  1693.        per hour rather than a percent of gross.  Enter the rate into Employee
  1694.        Contribution to SDI in the Setup, i.e. .25 for 25 cents per hour.
  1695.  
  1696.  
  1697.                                   - page 35 -
  1698.  
  1699.                                                         APPENDIX   B
  1700. USING EDITING SCREENS
  1701.  
  1702. PC-PAYROLL, already the easiest to use and most complete payroll package,
  1703. is even easier to use in `91 because of the editing functions available on most
  1704. input screens throughout the program.  A good example is the  Employee Data
  1705. screen.  Each field can be edited using the function keys described below.
  1706. Please read this carefully and try the functions.  The characters that may be
  1707. entered in any field are dependent on the type of data required.
  1708.  
  1709. Moving Around the Screen
  1710.  
  1711. Cursor Keys:  The arrow keys, referred to as cursor control keys.  The up and
  1712.        down arrow keys are used to move vertically from field to field.
  1713.  
  1714. Page Keys:  Page up  (PgUp)  and page down  (PgDn)  are used mainly with the
  1715.        record selection screens, i.e. Select Employee, Select Time Card Record.
  1716.        Page through the list of records to select the one required.  Under
  1717.        Employee Data , these keys open other windows with additional
  1718.        information for the employee.  In  Modify Payroll , if the cursor is in
  1719.        the Regular Hours  field, these keys move you sequentially through the
  1720.        payroll file, record by record.
  1721.  
  1722. Tab Key:  Tab moves the cursor from the current editing field to the next
  1723.        one in logical sequence.  This will not necessarily include every field
  1724.        on the screen.  Pressing  Shift-Tab (shift and  Tab  together) moves to
  1725.        the field immediately to the left.
  1726.  
  1727. Editing Your Data
  1728.  
  1729. Cursor Keys:  The arrow keys, referred to as cursor control keys.  The left and
  1730.        right arrow keys are used to move horizontally within a field.  Part of
  1731.        the data in a field may be changed without reentering the entire field.
  1732.  
  1733.  
  1734. Home:  Pressing  Home  will move you to the beginning of the currently
  1735.        selected field.
  1736.  
  1737. End:   Pressing  End  will move the cursor to the next position following the
  1738.        last character entered in the currently selected field.  Pressing  Ctrl-End
  1739.        (control and  End  together) will delete everything to the right of the
  1740.        cursor.
  1741.  
  1742. Insert:  Normally, when entering data within a field, any characters at the
  1743.        cursor position will be replaced by the newly entered data.  This is
  1744.        referred to as overstrike or typeover.  Pressing  Ins  changes the editor
  1745.        to insert mode, indicated by a change in the appearance of the cursor.
  1746.        While insert mode is active, existing data is moved to the right as new
  1747.        data is entered.  Press  Ins  again to return to overstrike mode.
  1748.  
  1749.                                   - page 36 -
  1750.  
  1751. Delete:  At any time while editing a field, press  Del  to delete or remove the
  1752.        character at the cursor position.  All characters to the right are moved
  1753.        left one position.
  1754.  
  1755. Escape:  Press  Esc  to return to the previous menu or selection.
  1756.  
  1757. Enter:  Press  ENTER  to accept the data entered and move to the next field.
  1758.  
  1759. Function Keys:  Some function keys  (F1, F2...)  perform specific functions
  1760.        within the program and will be noted in that section of the manual.
  1761.  
  1762.                                   - page 37 -
  1763.  
  1764.                                                                 APPENDIX C
  1765.  
  1766. CUSTOMER SUPPORT
  1767.  
  1768. Peninsula Software, Inc. provides technical support for its subscribers.
  1769. If you are a subscriber and have questions relating to PC-PAYROLL call
  1770. 804-874-7877.  Our technical support hours are 9:00 am to 5:00 pm, eastern
  1771. time, Monday through Friday.  Orders may be placed through our toll free line,
  1772. 800-432-5532, 24 hours a day.  This line is for orders only.  Our operators
  1773. cannot answer technical questions.
  1774.  
  1775. If you need assistance we will make every attempt to resolve your problem over
  1776. the phone, however, we may need sample screens or reports to pinpoint the
  1777. problem.  In addition, we usually need to know the sequence of events leading
  1778. to the problem to find the solution.
  1779.  
  1780. Please have the following information available when you call:
  1781.  
  1782. *      The last name of the person who purchased the PC-PAYROLL
  1783.        subscription and the company zip code.
  1784.  
  1785. *      Do you use a hard drive?  On what drive is your data located?
  1786.  
  1787. *      Have you added any hardware to your computer or changed the
  1788.        configuration?  If so, what have you done?
  1789.  
  1790. *      Have you added any software, especially memory resident software?
  1791.  
  1792. *      Have you added any new employees, especially ones that may have
  1793.        unique requirements?
  1794.  
  1795. *      What have you done different from normal?
  1796.  
  1797. *      Have you had other software problems?
  1798.  
  1799. *      For form alignment problems, do you use a 24-pin printer or laser
  1800.        printer?
  1801.  
  1802. Questions about normal computer use, not related to our software, i.e. a DOS
  1803. problem, may be billed at the rate of $50.00 an hour with a half hour
  1804. minimum.
  1805.  
  1806.                                   - page 38 -
  1807.  
  1808. PRODUCT IMPROVEMENT
  1809.  
  1810. We are always interested in improving PC-PAYROLL.  If there is something
  1811. you would like to see added, please do not call.  We need to see your
  1812. suggestions in writing with a complete description and why you believe it
  1813. should be included.  Send your suggestions to:
  1814.  
  1815. Peninsula Software, Inc.
  1816. P. O. Box 2010
  1817. Newport News, VA  23609-0010
  1818.  
  1819.  
  1820. CHECK FORMATS
  1821.  
  1822. PC-PAYROLL supports the popular NEBS Form 09025. For more information see the
  1823. enclosure from New England Business Service, Inc. (NEBS).  When ordering, use
  1824. reference code #95150.  Write or call:
  1825.  
  1826. NEBS Computer Forms
  1827. 500 Main Street
  1828. Groton, MA  01470-9811
  1829.  
  1830. 1-800-388-3810
  1831.  
  1832.  
  1833.                                   - page 39 -
  1834.  
  1835.                                                            APPENDIX   D
  1836.  
  1837. ERROR CODES FOR PC-PAYROLL
  1838.  
  1839. PC-PAYROLL can recover from most errors, therefore, most error codes are
  1840. messages relating to the user.  The most common codes are listed below.  If
  1841. an error message appears which is not listed, refer to the error codes in your
  1842. BASIC Manual, or call Peninsula Software, Inc. for help.
  1843.  
  1844. Error
  1845. Code   Message
  1846.  
  1847.  0     Unknown Error - Contact Peninsula Software, Inc. for assistance.
  1848.  
  1849.  6     Overflow - Calculation is too large for the function performed.
  1850.  
  1851.  7     Out Of Memory - The program is too large for your system memory.
  1852.  
  1853. 24     Device Timeout - Check your printer and disk drive.
  1854.  
  1855. 25     Device Fault - Hardware error.
  1856.  
  1857. 27     Out Of Paper - The printer is out of paper or it is not on.
  1858.  
  1859. 52     File Not Found - Exit PC-PAYROLL, then begin again.  Check  Setup
  1860.        for accurate information.
  1861.  
  1862. 57     Device I/O Error - Error during an I/O operation.  Generally, the disk
  1863.        drive is unable to read the data.  DOS cannot recover from the error.
  1864.  
  1865.        If this error occurs exit the program and backup your payroll data
  1866.        using DOS on a new formatted diskette.  Do not use any other
  1867.        previous backup disks.
  1868.  
  1869.        Ensure the following files are copied:  PCPE.Dnn, PCPP91.Dnn,
  1870.        PCPT91.Dnn, PCPB91.Dnn  where  nn  is the company number.  If any of
  1871.        these files did not copy, and DOS gave you an error message, see your
  1872.        service technician or use a disk recovery utility to try to recover the
  1873.        file.  You can also restore the data file from a previous backup.
  1874.  
  1875. 61     Disk Full - The diskette is full.  If you use a floppy system, check the
  1876.        data disk for extra files.  All files on your data disk should have the
  1877.        extension Dnn  where  nn  is the company number, i.e. 01, 02...  99.
  1878.        Any Bnn files are backup data and should be copied to another disk and
  1879.        then erased from this disk. In addition, there should be only one series
  1880.        of Dnn files on each disk, i.e. all  D01  files, or D02, etc.
  1881.  
  1882. 68     Device Unavailable - Check your printer or disk drive.
  1883.  
  1884. 70     Disk Write Protect - The diskette you are using is write protected.
  1885.        Make sure you have the correct diskette and remove the write protect
  1886.        tab before using.
  1887.  
  1888.                                   - page 40 -
  1889.  
  1890. 71     Disk Not Ready - The drive door is open or the disk is not in the
  1891.        drive.
  1892.  
  1893. 72     Disk Media Error - The diskette is probably bad.  Recover all the data
  1894.        you can by copying to a new diskette, and reformat the disk before
  1895.        reusing.
  1896.  
  1897. 75     Path/File Access Error - DOS is unable to find the specified path.
  1898.